Atunci cand esti in cautarea unui program de gestiune si/sau facturare pentru afacerea ta, este bine sa ai in vedere cateva aspectepe care ar trebui in mod obligatoriu sa le urmaresti, aspecte legate de functionalitati, complexitate, serviciile asociate (mentenanta, suport in implementare si utilizare ), dar nu numai.
1. Acoperirea tuturor nevoilor de introducere si generare a documentelor
Este esential ca programul de gestiune si contabilitate ales sa permita introducerea tuturor documentelor justificative de intrare in contabilitate (facturi de achizitii in lei sau valuta, bonuri, facturi simplificate) sau de generare a documentelor de iesire, cum sunt facturile de vanzare si bonurile fiscale.
De ce este important acest lucru? Sa ne imaginam urmatorul scenariu in care uncontabil tocmai si-a schimbat programul de contabilitate. Luna de luna, clientii vin cu actele ce urmeaza sa fie inregistrate in contabilitate. El incepe sa le introduca si, la un moment dat, isi da seama ca nu exista optiunea directa de introducere in aplicatie, ceea ce ii va crea multa munca in plus.
Asadar, inainte de alegerea unui program de gestiune si/sau contabilitate, este bine sa evaluezi toate activitatile pe care le vei avea de efectuat si apoi sa le compari pe acestea cu facilitatile oferite de aplicatie.
Sa luam un exemplu. Daca utilizezi aplicatia Wizcount de la Wizrom, poti gasi pe site-ul companiei o lista detaliata cu toate facilitatile aplicatiei si, atfel, poti verifica daca include toate optiunile de care ai nevoie. ( https://www.wizrom.ro/ro/solutii-software-wizrom/wizcount_2 )
Ce module sunt disponibile in plus in softul de contabilitate Wizcount?
- Modul rapoarte international
- Modul multi-valuta
- Modul reconciliere cu bancile si clientii
- Modul optimizare, planificare si administrare stocuri
- Modul tehnicieni service
- Modul administrare contracte
- Modul property management
2. Rapoarte detaliate ale veniturilor si cheltuielilor
Veniturile si cheltuielile stau la baza stabilirii rezultatului exercitiului financiar. Prin urmare, o evidenta detaliata a acestora este necesara in plan intern pentru a putea desprinde concluzii vitale pentru afacerea ta. Modul in care fiecare aplicatie decide sa prezinte rapoartele este diferit, iar pentru tine este bine sa alegi o aplicatie care sa iti genereze rapoartele de care ai nevoie, asa cum ai nevoie.
WizAnalytics de la Wizrom este o aplicatie mobila destinata celor care utilizeaza aplicatia de contabilitate WizCount si care extrage informatia dorita si o prelucreaza sub forma unor rapoarte foarte utile managerilor.
3. Evidenta relatiilor cu furnizorii/clientii
Aici in principal ne referim la evidenta facturilor neincasate sau neachitate.
Evidenta si analiza soldurilor pe furnizori este extrem de importanta pentru activitatea firmei. Pe de o parte, aceasta permite demararea procedurilor de recuperare a sumelor cu scadenta depasita inainte de a se depasi si mai mult termenul de plata. Pe de alta parte, ea permite managerilor sa evite sa incheie relatii sau tranzactii cu noi parteneri care au un istoric de rau-platnici. Astfel un raport care evidentiaza clr situatia facturilor ce au fost emise/primite si care nu s-au incasat/achitat este cel mai usor pas catre a avea o imagine corecta asupra sumelor scadente.
4. Evidenta la zi a stocurilor
Gestiunea stocurilor este o activitate complexa, iar aplicatia aleasa trebuie sa aiba capacitatea de a reflecta toate fluxurile specifice diferitelor tipuri de gestiuni, cum ar fi:
- gestiuni cantitativ valorice vs global valorice
- metode de descarcare a gestiunii: FIFO, LIFO, CMP
- situatia stocurilor la o anumita data
- evidenta la pret de vanzare cu amanuntul sau la cost de achizitie.
Un program de contabilitate trebuie sa faca posbila evidenta intrarilor si iesirilor dupa diferite metode.
Iata, spre exemplu, ce contine modulul ERP al WIZPRO:
1. Modul Financiar
2. Aprovizionare
3. Gestiune Stocuri
4. Vanzari
5. Marketing si CRM
6. Productie
7. Controlul Productiei
8. Control Calitate
9. Rapoarte OLAP
10. Service si mentenanta
11. Management de Proiect
12. WMS
13. SCAN
14. SCM
5. Servicii de mentenanta/consultanta
Indiferent de aplicatia de contabilitate pe care o alegi, este foarte probabil ca, la un moment dat, sa intampini dificultati sau sa ai neclaritati privind modul ei de utilizare. In astfel de moment, fie ca este vorba despre o actualizare ce trebuie facuta, fie de o simpla intrebare referitoare la modul de functionare, este o usurare sa ai pe cineva la care sa apelezi. Tocmai din acest motiv, multe programe de gestiune si contabilitate vin la pachet cu asistenta tehnica, inclusa in acelasi pret.
6. Elaborarea de diferite rapoarte de analiza
Pentru a lua cele mai bune decizii in ceea ce priveste evolutia afacerii tale iti sunt necesare o serie de rapoarte din care sa reiasa starea actuala a afacerii si care sa te indrume spre cele mai bune activitati pentru indeplinirea obiectivului tau de business. Un program bun de contabilitate trebuie sa corespunda din toate punctele de vedere cu legislatia nationala si cu standardele internationale, astfel incat sa facilitez generarea acestor rapoarte atat de importante
Programul de contabilitate si gestiune Wizcount poate genera peste 200 de rapoarte diferite in acord cu legislatia romaneasca, dar si rapoarte conforme cu standardele IAS si US GAAP.
7. Evidenta productiei
Evidenta productiei este o activitate complexa, care implica atentie si rigurozitate. In functie de specificul companiei, aceasta poate ridica si probleme la diferite niveluri, probleme care ar trebui sa poata fi reflectate in aplicatia de gestiune utilizata.
Incepand cu momentul introducerii comenzii si pana la incasarea produselor vandute, softul de contabilitate WizCount iti permite sa monitorizezi permanent procesul de productie, dandu-ti astfel, posibilitatea sa identifici orice problema ce ar putea perturba fluxul.
8. Generarea declaratiilor fiscale
Generarea automata a declaratiilor fiscale din programul de contabilitate utilizat reprezinta un avantaj extraordinar ce poate sustine cresterea semnificativa a eficientei departamentului de contabilitate.
Aplicatia WizCount iti ofer acest beneficiu, permitandu-ti sa intocmesti cu usurinta, corect si la timp toate declaratiile.
9. Evidenta imobilizarilor Un alt aspect important se refera la evidenta imobilizarilor. In functie de numarul de mijloace fixe, mentinerea registrului de imobilizari poate ridica probleme mai complexe, iar in acest context, existenta unei aplicatii care sa faciliteze inregistrarea si urmarirea imobilizarilor dupa cerintele entitatii este de un real folos. Evidenta pe locatii, posibilitatea inregistrarii re-evaluarilor, evidenta istoricului mijloacelor fixe sau reflectarea balantei imobilizarilor sunt numai cateva din facilitatile unei companii.
10. Integrarile intre diferite module si aplicatii
Abilitatea de a integra diferite aplicatii joaca un rol important in cresterea eficientei muncii. Prin aceasta ne referim la transferul de date intre module, de exemplu, la transferul informatiei introduse in gestiune sub forma de note contabile in modulul de contabilitate sau la transferul de informatii intre gestiunea imobilizarilor si contabilitate sau intre salarizare si contabilitate.
Scopul acestor integrari se refera la evitarea dublarii introducerii de date, in paralel, in module diferite.
Astfel, daca alegi programul de contabilitate si gestiune potrivit, poti evita sa aloci mai mult timp decat este necesar pentru introducerea de date si poti reduce si riscul de aparitie de erori, usurandu-ti, astfel, semnificativ munca.
